Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i Ølstykke og Omegns Folkedanserforening

Seneste ajourføring af dokumentet er 1. maj 2018
         
Ansvarlig for databeskyttelse i Ølstykke og omegns Folkedanserorening Formand Alice Johansen, Kastanievej 6, 3650 Ølstykke
Kasserer Per Petersen, Østre Stationsvej 19, 2960 Rungsted Kyst
     
         
Formål med behandling af data Almen medlems-kommunikation      
  Indkaldelse til medlemsmøder og events      
  Indkaldelse til generalforsamling      
  Kontingentbetaling til foreningen      
  Kontingentbetaling til Folkedans Danmark      
  Søge tilskud fra kommunen      
  Udbetale lønninger og godtgørelser      
  Skatteindberetning      
  Indhentelse af børneattest      
  Hjælpere til Genbrugsgruppen      
         
Vi behandler følgende oplysninger Navn   Oplysninger minus  
  Mailadresse   CPR-nummer opbe-  
  Telefonnummer   vares i medlems-  
  Postadresse   systemet  
  Fødselsdag   folkedansenseren.dk  
  CPR-nummer kun i de tilfælde det er nødvendigt (databehandleraftale  
  Indmeldelsesdato   på vej)  
         
Vi behandler oplysninger om følgende Medlemmer ovennævnte oplysninger minus cpr-nummer    
  Instruktører alle ovennævnte oplysninger    
  ledere alle ovennævnte oplysninger    
  Spillemænd alle ovennævnte oplysninger    
  Bestyrelsesmedlemmer alle ovennævnte oplysninger minus cpr-nummer    
         
Vi videregiver oplysningerne som følger Navn, mailadresse, telefonnummer, postadresse      
  samt fødselsdag videregives til Folkedans Danmark DGI  
         
  Ovennævnte + CPR-nummer videregives til SKAT ved udbetalinger    
         
  Ovennævnte + CPR-nummer videregives til kommunen ved ansøgning om tilskud,    
    samt efter anmodning fra kommunen    
  Ovennævnte + CPR-nummer videregives til politiet ved indhentning af børneattester    
         
  Børneattester med anmærkning videregives til formanden for Folkedans Danmark    
         
  Navn, telefonnummer,mailadresser videregives til de/den person fra Ølstykke og Omegns *Dataaftale  
    Folkedanserforening der forestår indkaldels af    
    hjælpere til Genbrugsgruppen    
         
  Navn, telefonnummer og mailadresser og videregives til bestyrelsen i Ølstykke og *Dataaftale  
  indmeldelsesdato, samt evt. fødselsdato Omegns Folkedanserforening    
         
Sletning af personoplysninger Ovennævnte medlemsoplysninger opbevares i op til 3 år    
         
  Oplysninger om ulønnede ledere, instruktører og      
  spillemænd, der er ophørt med aktiviteten opbevares i op til 1 år    
         
  Oplysninger om lønnede ledere, instruktører og      
  spillemænd, der er ophørt med aktiviteten opbevares i op til 5 år efter arbejdets ophør    
         
  Børneattestoplysninger opbevares så længe personen fungerer i sit virke    
         
Opbevaring af personoplysninger Alle medlemsoplysninger samt alle oplysninger om opbevares på kasserens computer, som er sikret    
  bestyrelsesmedlemmer, ledere, instruktører og med et password, som kun kendes af kasseren    
  spillemænd      
    Ringbind med bilag indeholdende de nævnte oplysninger    
    opbevares i et aflåst skab hos kasseren    
         
Reaktion på brud på datasikkerheden Kasserens computer skulle denne blive stjålet eller hacket eller på anden    
    måde blive kompromitteret, kontakter vi straks    
    Folkedans Danmark og drøfter eventuel anmeldelse    
    til politiet og til Datatilsynet.    
         
  Ringbind med bilag indeholdende ovennævnte Skulle indholdet blive stjålet eller kompromitteret,    
  oplysninger om medlemmer, bestyrelsesmedlemmer, helt eller delvist, kontakter vi straks Folkedans    
  ledere, instruktører og spillemænd Danmark og drøfter eventuel anmeldelse til    
    politiet og til Datatilsynet.  


* Dataaftalerne indeholder regler for brug og opbevaring af persondata. Ved digital opbevaring på PC med password, ved opbevaring i ringbind i aflåst skab. Persondata må kun bruges i forbindelse med bestyrelses arbejde, hhv arbejde i Genbrugsgruppen, og persondata må ikke videregives.